Pravna podloga upravljanja je Zakon o vlasništvu i drugim stvarnim pravima u kojem se propisuju okviri za uređenja odnosa među suvlasnicima. Ukoliko u nekoj zgradi postoji tri ili više suvlasnika, suvlasnici nekretnine, dakle zgrade, moraju imati upravitelja.
Ovim je Zakonom, kao i podzakonskim propisima (uredbama i sl.) također propisano da se mora plaćati minimalno 1,53 kn/m2 mjesečno u zajedničku pričuvu zgrade. Iz zajedničke pričuve zgrade plaćaju se zakonski obvezni troškovi (poput osiguranja zajedničkih dijelova zgrade ili mjesečnog servisa dizala), kao i ostali nužni i poželjni radovi. Iz Zakona o vlasništvu i drugim stvarnim pravima proizlaze 2 temeljna ugovora: Na međusobne odnose suvlasnika koji nisu utvrđeni ovim Ugovorom, primjenjuju se opća i posebna pravila o upravljanju suvlasničkom stvari Zakona i odgovarajuća pravila drugih propisa. Na pitanja koja nisu utvrđena ovim Ugovorom, primjenjuju se odgovarajuća pravila o nalogu, Zakona o vlasništvu i drugim stvarnim pravima te drugih propisa. Ugovor o upravljanju zgradom sklapa se s predstavnikom suvlasnika. Tome prethodi potpisivanje međuvlasničkog ugovora koje je valjano ako ga potpišu suvlasnici preko 50% prostora zgrade tj. kada ga svojim potpisom ovjeri (potpiše) natpolovična većina vlasnika, odnosno popularno rečeno – 51% ukupne površine posebnih dijelova zgrade, a što je određeno Zakonom.

1. Međuvlasnički ugovor (MU) kojemu pripadaju prilozi “Popis suvlasnika s utvrđenim suvlasničkim udjelima i udjelima u troškovima održavanja” (potpisom ovog popisa suvlasnici potpisuju ugovor) i “Popis zajedničkih dijelova i uređaja zgrade” koji ispunjava upravitelj prilikom preuzimanja zgrade na upravljanje. Međuvlasničkim ugovorom uređuju se odnosi među suvlasnicima u svezi s upravljanjem i korištenjem zgrade, a posebice:
   • veličinu svih vlasničkih dijelova
   • veličina suvlasničkih dijelova zgrade
   • uvjeti i način upravljanja zgradom
   • pobliži podaci o osobi koja će upravljati zgradom (u daljnjem tekstu: zajednički upravitelj / upravitelj) i opseg poslova koje će obavljati ta osoba
   • osnivanje, uvjeti i način prikupljanja i raspolaganja sredstvima zajedničke pričuve
   • ime i adresa stanovanja suvlasnika ovlaštenog za predstavljanje i zastupanje suvlasnika prema upravitelju, odnosno trećim osobama (u daljnjem tekstu: predstavnik suvlasnika) i opseg njegovih ovlasti
   • uvjeti i način korištenja zajedničkih prostorija, uključivši i stan namijenjen za nadstojnika zgrade, te uređaji i zemljišta koji pripadaju određenoj nekretnini
   • druga pitanja vezana uz upravljanje i korištenje zgrade
2. Ugovor o upravljanju zgradom (UUZ) – kojem pripadaju prilozi “Program održavanja zgrade” za godinu u kojoj se potpisuje ugovor i “Zapisnik o primopredaji zajedničkih dijelova i uređaja zgrade”. Tim se ugovorom uređuju međusobni odnosi suvlasnika i upravitelja zgrade, a osobito:
   • sadržaj i opseg poslova redovnoga održavanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrade prema godišnjem odnosno višegodišnjem programu održavanja
   • poduzimanje hitnih i nužnih popravaka
   • pitanja u svezi posebnih zahvata na održavanju i poboljšanju zgrade kojima se povećava njezina vrijednost
   • obveze i rokovi izrade prijedloga godišnjih odnosno višegodišnjih programa održavanja, plana prihoda i rashoda te godišnjeg izvješća o radu
   • način osnivanja zajedničke pričuve, kao i osiguranja sredstava zajedničke pričuve za pokriće troškova upravljanja i održavanja
   • mjesečnu naknada upravitelju u skladu s člankom 10. i 12. ovoga Ugovora
   • zastupanje suvlasnika pred sudom i drugim tijelima vlasti
   • odgovornost za obavljanje poslova
   • i druga pitanja

Vlasnici zgrade su ili pojedinačni vlasnici, ili suvlasnici nekretnine. Nekretnina je zemljište i ono što je s njime relativno trajno povezano, a nalazi se u razini, ispod razine ili iznad razine zemlje. Potpuno uređen suvlasnički odnos u nekoj nekretnini postoji kada se točno utvrdi tko je vlasnik kojega dijela zgrade. Točnije, kada se utvrdi tko je vlasnik kojega posebnog dijela zgrade, a što je zajedničko vlasništvo. Kako bi se to postiglo potrebno je etažirati zgradu. Pojam etažni vlasnik sinonim je vlasnika na posebnom dijelu nekretnine. Posebni dio nekretnine je primjerice: stan, poslovni prostor ili garaža. Zajednički dio nekretnine je primjerice: krov, stubište, dizalo.

Prava i obveze vlasnika – suvlasnika

Suvlasnici su dužni sudjelovati u upravljanju, odrediti osobu koja će obavljati poslove zajedničkog upravitelja i osnovati zajedničku pričuvu. Suvlasnici odlučuju o svim pitanjima koja se tiču zajedničkih dijelova i uređaja zgrade sukladno odredbama Zakona o vlasništvu i drugim stvarnim pravima, drugih propisa te međuvlasničkog ugovora. Suvlasnici upravljaju zgradom donošenjem odluka o poduzimanju redovnih i izvanrednih poslova upravljanja u skladu s Međuvlasničkim ugovorom, Zakonom o Vlasništvu i drugim stvarnim pravima te drugim propisima. Odluke o poduzimanju redovnih i izvanrednih poslova upravljanja suvlasnici donose u pisanom obliku. U okviru redovnih poslova upravljanja vlasnici donose odluke o:

• donošenju godišnjeg odnosno višegodišnjeg programa održavanja zajedničkih dijelova i uređaja zgrade, uključujući i građevne promjene nužne radi održavanja
• donošenju godišnjeg plana prihoda i rashoda zgrade
• prihvaćanju godišnjeg izvješća o radu
• stvaranju primjerene zajedničke pričuve za predvidive buduće troškove
• uzimanju zajmova radi pokrića troškova održavanja koji nisu pokriveni pričuvom, a potrebni su za obavljanje poslova urednog održavanja koji se ponavljaju u razmacima duljim od jedne godine
• primjerenom osiguranju zgrade
• imenovanju i opozivu predstavnika suvlasnika
• imenovanju i opozivu zajedničkog upravitelja
• imenovanju i opozivu nadstojnika, određivanju nadstojničkih poslova i uvjeta i načina korištenja nadstojničkog stana
• određivanju i promjeni kućnog reda
• iznajmljivanju i davanju u zakup, kao i otkazivanju stanova i drugih samostalnih prostorija na kojima nije uspostavljeno etažno vlasništvo
• o drugim poslovima koje predloži upravitelj ili najmanje 1/3 suvlasnika

Odluke o poduzimanju redovnih poslova upravljanja smatraju se donesenim kada se za njih izjasne suvlasnici koji zajedno imaju većinu suvlasničkih dijelova. Za donošenje odluka o poduzimanju izvanrednih poslova upravljanja potrebna je suglasnost svih suvlasnika. Iznimno se o poduzimanju poboljšica može odlučiti većinom glasova suvlasnika koji zajedno imaju većinu suvlasničkih dijelova, ako će oni sami snositi troškove, odnosno ako se ti troškovi pokrivaju iz pričuve, kako time ne bi ugrozili mogućnost da se iz pričuve podmire potrebe redovnog održavanja, te ako poboljšice neće ići suviše na štetu nadglasanih suvlasnika. Zajedničke dijelove i uređaje, odnosno nadstojnički stan te zemljište koje služi zgradi suvlasnici će koristiti pod uvjetima i na način koji će se utvrditi u ugovoru. Suvlasnici su suglasni uspostaviti vlasništvo posebnog dijela nekretnine odnosno pretvoriti etažno vlasništvo stečeno po prijašnjim propisima u vlasništvo posebnog dijela nekretnine prema novom sustavu sadržanom u Zakonu o vlasništvu i drugim stvarnim pravima, te su suglasni da se u tu svrhu poduzmu sve potrebne radnje prema pravilima struke, među kojima posebice elaborat o etažiranju.

Temeljem Zakona o vlasništvu i drugim stvarnim pravima (NN 91/96), stekli su se uvjeti da se – uz postojeće Gradsko stambeno komunalno gospodarstvo d.o.o. – GSKG (bivši Gradski fond za stambenu i komunalnu djelatnost koji je do 1. 1.1997. imao monopol) – i druge pravne i fizičke osobe mogu baviti upravljanjem zgradama. Zakon propisuje da svaka zgrada mora imati sklopljen ugovor o upravljanju s nekim od ovlaštenih upravitelja. U slučaju da takav ugovor nije sklopljen, lokalna će uprava, a to je u našem slučaju Grad Zagreb, imenovati prinudnog, odnosno privremenog upravitelja koji će upravljati zgradom do sklapanja ugovora o redovnoj upravi.

Prava i obveze upravitelja

Poslovi, prava i obveze upravitelja uređeni su Zakonom o vlasništvu i drugim stvarnim pravima te pobliže, Ugovorom o upravljanju kako slijedi. Suvlasnici ovlašćuju upravitelja da u njihovo ime i za njihov račun obavlja sljedeće poslove:

• organizira redovno održavanje zajedničkih dijelova i uređaja u graditeljskom i funkcionalnom stanju (popis zajedničkih dijelova i uređaja utvrđen je međuvlasničkim ugovorom)
• obavlja povremeni i godišnji pregled nekretnine i o tome sastavlja zapisnik
• utvrdi visinu sredstava zajedničke pričuve koju snosi pojedini suvlasnik
• organizira naplatu sredstava zajedničke pričuve, uključivši i prinudnu naplatu
• raspolaže sredstvima koje suvlasnici izdvajaju za pokriće troškova održavanja zajedničkih dijelova i uređaja, uključivši i troškove upravljanja (sredstva zajedničke pričuve), u skladu s godišnjim programom
• upravlja i raspolaže sredstvima pričuve na računu radi zaštite njihove vrijednosti
• osigurava zajedničke dijelove i uređaje od rizika prema godišnjem programu
• uzima kredite i zajmove radi osiguranja dodatnih sredstava za pokriće troškova održavanja zgrade, a na osnovi odluke suvlasnika, odnosno odluke predstavnika suvlasnika
• iznajmljuje, odnosno daje u zakup ili najam, te otkazuje korištenje samostalnih prostorija u zgradi glede kojih nije uspostavljeno vlasništvo posebnoga dijela
• zastupa suvlasnike u postupcima pred sudom i drugim tijelima državne vlasti

Upravitelj se obvezuje organizirati popravak kvarova hitne naravi i to:

• puknuće vodovodne instalacije
• puknuće ili propuštanje kanalizacije
• propuštanje u plinskom i toplifikacijskom sustavu

Upravitelj će na zahtjev i uz pristanak svih suvlasnika obavljati poslove izvanrednog održavanja zgrade, što će se regulirati posebnim ugovorom, kojim će se utvrditi i odgovarajuća naknada upravitelju. Suvlasnici mogu posebnim ugovorom povjeriti upravitelju da u njihovo ime i za njihov račun obavi i druge poslove vezane za njihova vlasnička prava na zgradi.

Svaka zgrada ima svog predstavnika kojega su ostali suvlasnici izabrali i ovlastili za predstavljanje. Predstavnik zgrade je osoba koja vodi brigu o zgradi (dojavljuje kvarove, hitne intervencije, male popravke, promjene vlasnika itd.) te je u stalnoj vezi s upraviteljem. Za svoj rad ima pravo na nadoknadu. O visini nadoknade odlučuju suvlasnici. Predstavnik suvlasnika je izuzetno važna osoba, kako za referenta, tako i za KVADRAT plus d.o.o., jer je on prva i prava osoba u pregovorima oko ugovaranja mogućeg upraviteljstva zgradom. Prilikom iznošenja ponude zgradi važno je prvo pristupiti predstavniku zgrade.

Prava i obveze predstavnika suvlasnika

Predstavnik suvlasnika ovlašten je:

• s upraviteljem sklopiti ugovor o upravljanju zgradom na neodređeno vrijeme
• sklopiti ugovor o kreditu ili zajmu za podmirenje troškova izvanrednih poslova do iznosa koji je moguće podmirivati otplatom iz sredstava pričuve na temelju članaka 86. i 87. Zakona o vlasništvu i drugim stvarnim pravima (NN 91/96)
• sklopiti ugovor o upravljanju, korištenju i održavanju ili upisu tereta na zajedničkim dijelovima i uređajima zgrade radi osiguranja kredita ili zajma za izvanredne troškove na temelju članaka 86. i 87. Zakona o vlasništvu i drugim stvarnim pravima
• sklopiti ugovor o upravljanju i korištenju zajedničkih dijelova i uređaja koje suvlasnici koriste zajedno sa suvlasnicima drugih zgrada (krov, oluci, pročelje, kotlovnica), odnosno nadstojničkog stana koji pripada i drugim zgradama
• sklopiti ugovor s nadstojnikom
• pokrenuti uspostavu vlasništva posebnog dijela nekretnine odnosno pretvaranje etažnog vlasništva stečenog po prijašnjim propisima u vlasništvo posebnog dijela nekretnine prema novom sustavu sadržanom u Zakonu, odnosno naručiti u tu svrhu izradu stručnog elaborata o etažiranju
• zastupati suvlasnike prema upravitelju i trećim osobama u poslovima vezanim za zajedničke dijelove i uređaje zgrade, a koji nisu povjereni upravitelju
• organizirati naplatu zajedničkih troškova

Predstavnik suvlasnika dužan je:

• sudjelovati u odabiru izvoditelja radova koji provodi upravitelj
• ovjeravati radne naloge kao potvrde izvršenja određenog posla
• voditi brigu o provođenju kućnog reda, načinu korištenja zajedničkih prostorija i zemljišta koje služi zgradi
• redovito izvješćivati suvlasnike o svim važnijim pitanjima vezanim uz upravljanje, kao i najmanje jednom godišnje podnijeti pismeno izvješće o svom radu svim suvlasnicima

Predstavnik suvlasnika ne može donositi odluke umjesto suvlasnika. Za svoj rad predstavnik suvlasnika odgovara suvlasnicima. Predstavnik suvlasnika sklopit će s upraviteljem ugovor o upravljanju zgradom u ime i za račun suvlasnika. Predstavnik suvlasnika je spona između zgrade i suvlasnika te upravitelja. Predstavnik suvlasnika je bitan za rad upravitelja kada se radi o provođenju i izvođenju svih potrebnih radova i obveza na zgradi. Upravitelj za svoj rad odgovora suvlasnicima putem predstavnika. Dobar odnos između predstavnika suvlasnika i upravitelje, preduvjet je dobre suradnje.